医学院档案管理细则

    为了加强我院档案工作，做好档案的收集、整理、保管、统计和利用等工作，并逐步做到档案工作规范化、科学化、制度化，为学院保存完整的档案资料，为学校的发展和建设服务，根据《中华人民共和国档案法》及教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定，特制定《长沙医学院档案管理细则》。

 一、档案的归档范围

 档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件。档案的形式多种多样，凡是我院在党政管理、教学、科研、外事、出版、设备、基建、财务以及其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录，都属于归档的范围。

 我院形成的档案真实地记录和反映了学校的创业发展的历程，是学校的宝贵财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。各部门档案归档范围详见附表。

 二、档案的归档要求

 （一）归档材料

 1、应以原稿原件为主，审查手续完备，纸质优良，书写工整，装订整齐，禁用字迹不牢固的圆珠笔、铅笔、彩笔及复写纸、纯蓝墨水、红墨水书写。

 2、凡是归档的声像材料必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚，并加以必要的文字说明，标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

 （二）归档时间

 文书、财务、设备、出版、科技、外事等档案立卷执行行政年制，即每年一月一日起至十二月三十一日止，应在次年六月底以前整理后移交档案室；教学档案执行教学年制，即每年九月一日起至次年八月三十一日止，各教学部门应在次学年度寒假前归档；科研、基建等部门应在该项目完成后两个月内将全套资料移交档案室。

 （三）组卷方法

 1、按年、月、日的先后顺序排列，进行整理，不可分割文件资料的自然联系。超过A4纸大小的统计图表、基建图等，一律按手风琴式折叠，图名、图签折在外面。

 2、在资料的右下角连贯性地编写统一的流水页码，以件为单位，每盒按顺序装满。

 3、有关照片要用影集装好并标上说明。

 4、将每份文件题名录入计算机保存，并印出卷内目录。

 （四）各负责部门要按照部门所属材料及时、完整地归档。

与部门相关而不属于本部门归档范围的材料，也要及时移交到相应负责单位进行统一归档。

 三、档案的保管和利用

 （一）做好档案的日常维护和管理工作，分类科学，整理系统，保管安全，利用方便。

 （二）做好档案库房管理：  

 1、档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房；档案工作人员非工作时间内一般不允许进入库房，在库房内不允许从事与库房工作无关的其他活动。

 2、控制和调节库房温湿度，较为适宜的库房温度应在14℃-20℃之间，相对湿度应在50%-65%之间；

 3、做好档案的保护工作，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。减少可能造成的所有自然的和人为的因素对档案的破坏。

 4、定期检查、清点档案，检查档案调出和归还是否履行了严格的手续，防止档案霉变、虫蛀等现象发生。

 （三）建立档案借阅制度，履行借阅审批手续。借阅人不得任意拆卷，在档案上勾划、涂抹、损毁档案，归还时必须严格检查，保证档案的完好无损。

 （四）对重要档案实施重点保护：严格限制利用，即使是提供利用，一般不提供原件，只提供复印件，利用原件必须注意监护。

 四、档案的鉴定和销毁

 根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定、准确判定档案的价值，销毁失去保存价值的档案应在征得有关部门同意，并造清册报经院领导批准后，才能予以销毁。

五、附则 本细则自发文之日起施行，之前相关档案管理细则作废，以本细则为准。