企业档案管理规定3篇 企业档案管理: 更高效、更可靠

本文主要介绍了《企业档案管理规定》的内容及其重要性。该规定是针对企业档案管理而制定的，旨在确保企业档案的安全保存、合理利用和有效管理。它涵盖了档案的分类、保管、整理和利用等方面的具体要求，有助于提高企业档案管理的规范化水平，有效保护企业信息资产，并为企业发展提供支持和依据。

第1篇

为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。

归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价 值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽 存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

6.1 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

6.2 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

6.3 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

7.1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

7.2 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份

前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

7.3 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

8.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

8.2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

8.6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

8.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8.9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

8.11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

各部门者要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。

公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记簿上注明。

为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

案卷质量的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。

档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

第2篇

1.1 公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。

1.2 人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录;保密性，它届党和国家的机密;可靠性，它必须具有完备的手续;独立性，它是以个人为立案单位。

i 干部违纪处分决定、批复等综合材料，以及本人检查、交待、申诉材料; j 取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料; k 后备干部考核材料及登记表;

发展新党员有关材料，如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请;

中共党员违纪处分决定，批复及处分的甄别材料及平反决定材料。

各种审批表：如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表;

e 撤销对工人行政违纪处分决定、平反材料及本人申诉材料;

a 公司级以上先进生产者(劳模)、先进工作者(劳模)登记表及事迹材料; b 干部、工人死亡后组织上写的悼词;

c 干部、工人非正常死亡的调查材料及善后处理意见。

3.1.1 归档的材料及名称(或标题)应确切、清楚，并写在材料醒目的位置。

3.1.2 归档的材料，应钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。

3.1.3 归档的材料或表格，一律用十六开纸书写或印刷，如必须用大号开纸印刷，允许按16开折页。

3.2.2. 按企业档案分类规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。

3.2.3 定期与不定期检查案卷的摆放装置，各项安全措施及库房周围的环境情况，若发现问题及时采取措施加以解决。

3.2.4 经常保持人事档案与登记台帐、案卷存放位置相一致，一旦发现问题及时采取措施纠正。

4.1 凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续：

a 调资;b 提级考核;c 调动工作;d 任免事项;e 政审;f 组织处理;g入党;h 出国;i 离、退休等。

4.2.1 只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅，一般不外借;必须外借时，需经有关组织部门领导批准，但不得中途转借。外借档案必须在十五天内归还。

4.2.2 查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。

4.2.3 查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。

4.2.4 阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。

4.2.5 组织、人事、纪委、保卫等部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。

4.2.6 单位(部门)或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。

党委组织部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

证明材料由党委组织部门主管领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

5.1 人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。

5.2 凡员工调动工作，做到人事档案随人走，避免人事档案与人的工作单位不一致。

5.3 凡调往外省、市的工人、干部，其本人档案内党委组织部门负责邮递。

5.4.1 外省、市人事档案，以机密件挂号邮寄，严密包装。严禁本人携带或以平信邮寄。

5.4.2 市内人事档案，由对方单位派人持介绍信提取，一般不应邮寄，不得本人携带

第3篇

为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同(包括劳动合同)、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

公司的档案资料管理由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责，各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。

1、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

2、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

3、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

1、 公司的归档资料实行及时归档及年度归档制度，即：日常工作时间公司来往文件/业主资料的归档及每年二月份为公司档案资料归档。

2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以

5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。

1. 公司档案资料的分类根据公司的实际情况及档案资料的查找实用性归档。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案资料的保存期限?

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：?

1、永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及 股东会纪 录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)工程资料及业主资料档案;(10)其他经核定须永久保存的文书。

2、20xx年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存20xx年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材

料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司总经理/副总经理批准。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理

员催还。需要长期借出的，须经公司总经理/副总经理批准。

5、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污

文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7、会计档案由财务部自行保管。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财

务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公

文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

1、 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总经理审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

4、 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档

案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理/副总经理指定专人监督销毁。

1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍

拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、公司各部门员工凡泄露公司档案资料，经核实情况属实，并无其他正当

理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。对涂改、拆散或未经公司领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、公司各部门员工不按借阅期限归还档案资料的，限期归还并责令其当事

4、公司各部门员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，

经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。