学生会文件管理制度

为了加强文件管理，培养规范意识，提高工作效率，特制订此制度。

一、文件的撰写

1、各部门必须对文件撰写引起高度重视，必须依照实际情况进行撰写。

2、规范标题。阶段性的文件标题格式为“机构+时间+文件类型”，

如“中文系团总支学生分会办公室20XX—20XX学年第二学期工作计划”；活动等事件性文件标题格式为“机构+时间+事件+文件类型”，如“中文系学生分会文体生活部20XX年迎新晚会工作计划”。具体参照文件命名表。

3、规范落款。文件署名发文机构全称，后落日期，一并落于文件右下角，居右对齐。日期格式为“20XX年2月16日”（落款日期为阿拉伯数字），多部门联合发文的，按层级高低由上到下的署名。

4、规范文稿。手写稿纸统一用规范的材料纸，电子稿标题统一

为三号黑体加粗，正文四号仿宋，正文中小标题为四号黑体，落款为四号仿宋。

5、规范盖章。文件撰写完成后，按部门所属在落款处加盖公章，

公章要求清晰公正。跨机构联合发文的，按层级高低由左到右盖章。

二、文件的收发

1、各部门于学期初以及学期末拟定学期工作计划于总结，并在

规定的时间内上交至院团委学生会。活动计划、总结分别在活动开展的前三天和结束的后三天内上交，并在本部门“院级材料上交登记表”上做好登记，注明文件名称、送交时间、送交人姓名、接受人姓名（其中接受人姓名必须由院团委学生会接受材料人员签）。院级材料上交表”各部门自行保管，遗失或损坏自行负责。

2、上级材料下达，各部门按部门对口原则和职能划分原则负责

接受，并在收件不上做好登记，注明文件名称、接受部门、接收时间、接收人姓名，文件传达完毕后保留一份复印件后送办公室归档。

3、其他材料，如学院工信息（校报，系杂志、报刊）传阅完毕

后，交办公室归档。

三、文件的存放

1、各部门所有材料一式三份，一份交与院团委学生会，一份交

与办公室，一份本部门留底（不盖章）。

2、各部门文件必须存有电子稿。

3、各部门定期（一般为半个月）对本部门的文件进行编号，归

档，并制作文件归档电子目录。

4、主席团将联合办公室于每学期第七周、第十四周、第十八周进行各部门材料清查，清查内容包括学期工作计划、活动计划、总结及图片材料、学期工作总结、院、系级会议记录本、上交院级材料签收表等。

四、文件的借阅

1、归档文件借阅，须经办公室人员同意，并做好登记，准时归

还。任何人不得不经允许私自翻阅，带走文件。

2、文件如不幸遗失马上和部门负责人联系，及时补好遗失文件。

五、管理的组织

1、中文系团总支、学生分会办公室负责所有文件统筹管理，定期审查、汇编。

2、各部门负责人协助办公室做好本部门文件管理，定期检查档案，

并做好相关电子存档工作。

中文系团总支、学生分会办公室