外贸公司管理制度

一． 日常办公管理制度

1.考勤制度

1.1作息时间 ：上午 8：30—12：00 下午 13：30—6：00

1.2员工考勤实行指纹打卡。 迟到一次乐捐 20元，第二次起 30元，第三次的100元。超过三次的算旷工一天。 乐捐基金作为聚餐公共活动之用。

2. 办公物品管理制度

办公用品私有化分到人，个人所用电脑需设置密码。

3. 打印管理制度

员工不得打印和公司业务无关的文件，若有违反者一次乐捐20。

4.办公室清洁制度

4.1清洁的定义：包括地面、桌面等一切区域无杂物，桌面物品和文件摆放整齐。

4.2员工个人区域自己负责。区域包括桌面、桌椅下面、桌子前面和椅子后面。

4.3公共区域的清洁采取值日制。区域包括会议室入口处、泡茶室等员工个人领域外的一切其他区域。

4.4清洁采取不定期抽查制，发现一个不符合标准的即乐捐 30元。

5.员工着装管理制度

5.1男士标准：衬衫加西裤，如果穿休闲装需要是有领的t恤,有皮带的裤子,且需要把下摆束进裤子。

5.2女生不能穿吊带和超短，指甲不要超过两个颜色。

5.3不符合标准的者一次乐捐 30。

6.其他制度

上班时间不打游戏，不上淘宝。

二． 人员招聘

1. 可以提出招聘申请的对象：总经理，副总经理，部门主管负责人。

2. 人才招聘需填写申请表，由人力设计招聘申请表。

申请表应该包含：岗位名称、岗位从事的工作、招聘要求、招聘后达到的效果

3. 招聘程序

（1） 提出招聘申请

（2） 人力根据申请表在相关网站上进行通知发布或者开启其他渠道

（3） 人力完成简历筛选后送给用人部门主管，预约时间进行初试，初试应该有笔试。

笔试内容由主管和人力共同拟定。具体应该涵盖以下方面：基本通识，诚信度，性格测试和具体部门要求的其他能力。

三． 各部门工作管理制度

1.部门设置：行政人力资源部、财务部 、业务部

2. 行政人力资源部管理

工作内容: （1）人员招聘 ；（2）员工工作状况关注，业绩考核 ；（3）公司客户接待，票务，房务协调预定 ；（4）社保和员工信息管理；（5）日常考勤，办公室整洁程度检查。

3.业务部管理

3.1业务人员如果没有出差每日需要到公司打卡报到。

3.2每日写工作日志，具体写今天的工作内容和明天的计划。

四．业务招待管理办法

第一条 为加强公司业务招待管理，规范程序，明确职责，提高效率，节约开支，特制定本办法。

第二条 本办法中的业务招待是指与公司业务工作密切相关的招待活动,包括用餐、住宿、馈赠、参观等方面的行为。

第三条 公司招待范围。

一、上级单位来公司检查指导工作的各级领导；

二、来公司进行检查、慰问和应邀来访的各类团体；

三、到公司商洽、考察等工作的业务联系单位；

四、来公司学习交流的兄弟公司；

五、政府监管部门的领导或专管员；

六、其它应以公司名义的招待。

第四条 招待基本原则。

一、节约从简原则。严格执行招待标准，避免铺张浪费，不得搞超标招待。住宿地点原则上安排在与公司签订合同的酒店。特殊情况需经公司领导批准。

二、预算管理原则。公司业务招待费实行年度预算总额控制，每年底财务部根据本年度业绩、下一年度任务、业务产品模式等情况编制年度业务招待费用预算，经公司领导办公会讨论后确定。

业务招待费必须严格控制在年度及季度预算范围内开支，实行季度分配管理，与上一季度的营收及利润业绩挂钩；招待费额度分配到部门，由部门负责人支配，部门负责人空缺的由公司分管领导调配。

三、进度控制原则。各部门招待费细分至每季度控制使用，不得超支，当季结余部分结转下季使用。

第五条 业务招待应根据工作需要进行安排。业务招待前，应事先请示公司分管领导同意后方可进行。招待时，尽可能安排有关领导及相关人员一起参加，避免重复招待。

第六条 业务招待费主要用于对外公务联系，不得部门间相互宴请，不得私分，不得虚构接待行为，不准购买物品分给本部门人员，不得多开发票虚报多报，否则公司将按《公司奖惩管理办法》追究相关责任。

第七条 与公司各部门工作相关的业务活动，招待工作及费用由相应部门承担，涉及两个或两个以上部门的业务活动，相关部门共同分担；公司领导出面参加的招待，原则上费用按照招待的业务性质由相应部门承担。

第八条 各部门必须严格控制费用，在规定额度内凭有效票据实报实销，各层次审批人承担各自的审批责任，超标原则上不予审批。

第九条 财务部应严格审查业务招待发生的票据是否合法、单据是否齐全、审批是否完整，并有权拒绝不符合报销流程、不符合审批权限的业务招待费的报销。财务部每季度初统计各部门上季度费用使用情况。

第十条 本办法自印发之日起实施,由办公室负责解释。

五．差旅管理办法

5.1总则

第一条 为规范公司差旅管理流程，加强对差旅管理控制，特制定本办法。

第二条差旅费是指公司人员和因经营需要临时聘请的公司外部人员，受派遣离开公司本部在国内或到国外各地开展公务活动、培训等所发生的必要支出。

第三条 差旅费管理实行凭据报销与定额控制相结合的办法。各部门要贯彻勤俭节约、艰苦奋斗的精神，认真执行差旅管理办法，严格控制出差人数和天数。

第四条 本办法适用于公司全体职工及临时聘请的公司外部人员。

5.2国内差旅费管理

第五条 国内差旅费包括：路途往返交通费、住宿费、出差补贴、市内交通补贴。

一、路途往返交通费：指跨越省（区）、市、县、乡，使用交通工具的费用，一般要通过乘坐飞机、火车、轮船、汽车等实现。

二、住宿费是出差人员在出差途中及目的地的住宿费用。

三、出差补贴是指差旅期间的伙食补贴及其它补贴。

四、市内交通补贴是指出差目的地市区内短途的交通费用。

五、下列人员不实行《公司国内差旅费标准》中的出差补贴、市内交通补贴：

（一）到兄弟单位较长时间的学习或支援工作的；

（二）国外出差人员；

（三）公司认为不宜实行差旅费用标准的执行特殊任务的出差人员。

国内差旅管理

第六条 陪同公司领导、上级公司领导或政府相关部门领导等出差的，住宿费、路途交通费可据实报销; 因参加会议、培训、活动出差的，按通知（方案）上列明的食宿标准凭据实报实销，不包食宿的，按所在地，参照附件2规定标准执行。

出差地所在地设有公司办事处（驻点）能提供住宿条件的，出差天数超过3天以上原则要住在公司办事处（驻点），不住在公司办事处（驻点）的，需经公司分管领导同意。

本着节约的原则，同性别2人共同出差的应同住，住宿费按照1人标准计算。

第七条 出差线路应经济合理，尽量选择直线线路，不得随意更改路线、增加停留地点或绕道。

第八条国内交通工具选择规定

（一）交通工具的选择标准

1.短途出差原则上必须选择汽车、火车作为交通工具。

2.长途出差可酌情选择飞机、火车等作为交通工具。

（二）有如下情况可选择乘坐飞机,事先须经分管领导审批。

1.出差目的地跨一个省（自治区、直辖市）及以上的可选择乘坐飞机；

2.飞机票整体费用与火车、汽车等交通工具的费用相差在10%以内的可选择乘坐飞机，

第九条职工国内出差补贴规定

（一）当天出差天数超过6小时的可享受一天的出差补贴。

（二）远途出差者，计算出差补贴按实际天数计算。

第十条 出差期间为特定事项发生的业务招待费、租车费、购买礼品费等经公司领导同意后凭有效票据据实报销。

5.3海外差旅费管理

第十三条 海外差旅实行部分包干制,包干标准见附件3，出差目的地未包含在《公司海外差旅费标准》中的，参考同等消费水平的国家，出差前经分管领导审核、总经理审批后执行。

同性别同级别2人共同出差，包干标准以1.75倍计算；同性别公司领导与普通职工2人共同出差，包干标准为:（领导标准+职工标准）/2*1.75倍.包干天数按自然（日历）天数计算，从离开本国开始算起，回到本国结束。出差补贴按照出差实际天数给予补贴。

海外差旅管理

5.4出差申请管理

第十四条 出差天数审批权限

（一）国内出差：1天以内的由部门负责人审批；1天以上7天以内的由分管领导审批；七天以上的以及部门负责人以上人员出差一律由总经理审批；总经理出差3天以上的须报董事长审批。

（二）国外出差，需经总经理审批，总经理国外出差需报董事长审批。

第十五条出差申请管理

（一）原则上职工出差前需提前2天办理完出差审批手续，并送办公室人力留存，特殊情况不能提前办理的需经分管领导同意，并及时向办人力备案，作为记录考勤依据。

（二）出差途中生病、遇意外或因工作实际需要延长差旅时间时，应经公司分管领导批准同意，并向人力报备。

第十六条 职工未经批准而擅自出差的视为旷工，其差旅费用由本人自理，并根据公司有关旷工的规定处理，出差期间造成的经济损失、意外伤害由个人自行负责，公司不予承担。

5.5出差费用预支和报销程序

第十七条 坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划外费用。

第十八条借款

（一）借款的首要原则是“前账不清，后账不借”。

（二）除国外出差人员可以借支往返机票及包干标准内的费用外，其他人员出差不得借支，特殊任务的除外。

（三）借款金额（当次或累计）10000元（包含10000元）以下，由部门负责人、财务部审核，分管领导审批；10000元以上50000元以下，由部门负责人、财务部、分管领导审核，总经理审批；超过50000元的，由部门负责人、财务部、分管领导、总经理审核，董事长审批。借款金额超过1万元的，要求做书面明细预算，经相关领导审批后方可借支。

（四）现金借支申请表一式三联，借支人留一联，财务部出纳、会计各留一联，对于未按要求填写的申请表，财务部有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责。

（五）出差借支原则上要求由借支人本人亲自办理，海外出差人员或其他特殊人员不能回公司办理借支手续的，按照如下方式办理：使用公司邮箱（后缀名@）申请借支，借支申请主送公司领导（审批权限的相关领导），抄送委托代办人及财务相关人员，代办人办理审批手续，借款转入账号（职工工资卡账号），财务部转账成功后即时通知代办人，代办人24小时内与借款人确认收款情况，并反馈财务部出纳。

（六）2人及以上共同出差的，由其中1人负责向财务部办理借款或报销手续；公司借支的统一币种为人民币，需兑换外币由本人自行兑换。

（七）出差需借大笔现金时，应提前向财务部预约，大额开支应按银行的有关规定用支票支付；借款金额超过5000元的，应提前1至2天通知财务部。

第十九条报销

（一）借款要及时清还，职工须在出差结束后10个工作日内到财务部结算还款。未按规定报销并归还借款的，财务部有权从下月工资中扣还，特殊情况可酌情延期。

（二）借支现金未使用部份直接退回，在退回时出纳开具收据给借支人，借支人应妥善保存，以备查询；不交回的将从次月工资中扣回。

（三）出差期间无住宿费发票，又无往返交通票据证明其出差时间的，不得报销领取出差补贴。

（四）国内外派人员、办事处人员因异地原因不能及时回公司报销的，在确保安全的前提下，可邮寄相关票据委托他人代办报销事宜。

（五）报销时，各国外币统一换算成美元，财务部按出国人员提供的美元兑单据中的汇率折算成人民币报销。

（六）国际机票报销没有电子纸质机票的情况下，需提供航空发票和航空公司提供的电子客票行程单。

5.6出差管理

第二十条 职工出差结束后及时到办公室人力报到，如确有特殊原因不能回公司报到的，应及时以电话或邮件方式通知办公室人力，以便人力做好考勤工作，否则按旷工处理。

第二十一条为规范工作行为，提高工作效率，国内外派人员实行每日工作日记，并定期报送部门负责人或分管领导，报送周期由分管领导确定。

国内临时出差人员，出差天数超过3天以上的出差结束后需提交出差报告至部门负责人或分管领导。

第二十二条 其它特殊情况，需经公司总经理审批同意后方可执行。

5.7附则

第二十三条 本办法自印发之日起实施，由办公室负责解释。