办事处管理2篇 高效办事处管理：实现卓越成果

办事处管理是企业组织结构中的重要环节，它涉及到人员管理、资源分配及业务流程控制等方面。一个高效的办事处管理可以保证企业运作的顺利进行，提高工作效率和客户满意度。本文将介绍办事处管理的关键要素和实施方法，帮助读者了解并应用于实际工作中。

第1篇

随着销售网络的扩张，许多公司不可避免四处增设办事处（分公司、直营店），以下一并简称办事处，办事处的功能是为了拓展某区域的销售并为母公司创造业绩。为了开展业务，办事处必须具备一定的经营自，涉及到财权、物权、人权，防范办事处财产损失，是许多财务管理者必须思考的问题，如何抓住财务管控的关键节点，如何平衡业绩和风险，浅思一二。

一般认为办事处存在一些普遍性的控制节点：为开展销售业务、及时交货必然会在办事处存放一些样品样机及正品库存，存货安全必须考虑。销售过程中会涉及应收款项、资金回笼，必须保证货款安全。办事处的存在还会涉及到费用报销等，要求设置一定的制度来规范费用报销。对办事处人员的绩效考核会涉及办事处的财务核算方法。是否需要在办事处设置财务人员，财务人员与办事处经理（主管）的关系，是否母公司委派等。销售价格的管控。销售（促销）政策的审批。薪酬制度设计。单据的领用保管制度设计。以办事处名义对外签订的经济合同、协议的审批制度。办事处印章的管理制度。办事处人员备用金及借款制度。固定资产管理制度等。

二、理清出关键控制节点，制定相应的流程制度来规范并执行

首先，制定合理的存货调拨制度。办事处既不能因为缺货影响销售，也不能因为避免缺货而闲置大量的存货，所以必须根据销售预测、历史经验、在途时间、最低安全库存制定日常存货调拨计划，安全库存的设定也需要经常修正，但不能频繁修正，除非发生异常销售情况，一般情况下3个月、半年以上才修正一次。销售预测的数据应该直接来自于终端导购，销售网点，并经财务人员经过综合分析由办事处主管做最后判断。办事处必须有一份每天保持更新的下辖所有销售网点的存货进销存汇总报表，以便及时做出调拨计划，调拨可以在办事处与母公司之间，办事处与办事处之间，办事处仓库及下辖销售网点之间进行，目的`就是减少缺货或者避免存货长时间闲置。

其次，每天及时汇总一份准确的经销存报表需要一定的技术手段，如果销售网点数量巨大，完全依赖人工传递单据并当天处理完所有单据非常困难。现在主流的技术手段就是将erp配置到销售终端，扫描枪等。最新的技术手段是利用移动通信技术开发出来的数据库，即终端销售人员只要用手机扫描或用固定格式发短信，就能形成数据报表。随着4g网络的逐渐普及，技术手段会变的越来越丰富，手机将能够完成移动pc所有的功能。如果终端没有pc机，也没有智能手机，但是工作还是要做，必须要用人对人的短信方式收发，收到短信人员进行汇总统计。

第三，必须建立一套综合性的盘点制度。产品数量50种以下计量方式简单（可探讨）的办事处终端销售人员及导购必须每天盘点自行对账；每周终端销售人员必须书面签字盘点单交财务人员；每月必须进行一次由财务人员主导的全面盘点；终端存货管理人员交接必须在存货盘点清单经双方人员签名确认；每月由办事处财务人员编写一份存货盘点报告经办事处主管签字确认后邮寄回母公司财务部。盘点制度一经确认，办事处任何人员不得以销售忙等借口对抗盘点制度，对盘点工作的工作人员要严厉处罚。

第四，涉及存货的主要舞弊行为主要包括以下几个方面。工作人员借走某种存货长期不还；以假品代替正品；销售人员从本公司经销商及其他渠道获得本公司产品进行售卖并从中牟利；销货以后未及时销账，盘点弄虚作假，不办理正常离职手续就离开工作岗位；存货管理人员将存货挪用、侵占，最后逃跑。

第五，所有制度流程无法全部规避舞弊行为，但是制度仍然不可缺少。针对上述舞弊第一种情况直接规定办事处的存货任何人不得借用，擅自借用一经发现对保管人进行几倍以上的处罚；第二种情况目前比较可行的就是对所有的产品贴上可验证的防伪标签，有的产品不适合贴防伪标签，公司客服人员对客户的回访就会显得比较重要，如果不能及时发现此类情况，对公司的质量形象会产生极大的影响；第三种从本质上来说与第二种舞弊行为有异曲同工之妙，也不好发现，很难规避，或许能依靠财务分析从中找出一些异常。常年不拿提成的终端销售人员，干的非常稳定；业绩经常忽高忽低的销售网点；这两种人员和网点都需要重点监控。我们可以假设第一种工作人员有舞弊行为直接淘汰。对于业绩忽高忽低的销售人员或者销售网点要加强巡店的力度，严重怀疑的网点可以直接进行钓鱼执法。第四、五种舞弊行为其实偷盗行为，属于刑事犯罪，而在实际发生过程中，用人单位在法庭上却很难提供有力的证据，导致追索失败，及时盘点和抽盘能提早发现异常情况，人品不好什么制度都会完全失效，不定期的临时检查能保持一定的高压态势，能减少此类情况的发生

首先，可以根据业务、行业特点决定是否可以给办事处信用授权。从货款安全角度出发，一般不对办事处进行信用授权，消费品、服务业行业办事处只限于现货交易，大宗商品行业办事处信用授权应格外谨慎，先收钱再发货应该是企业管理者重要理念，或者把风险转嫁给中介机构。

其次，终端实现的现金销售必须让现金汇款快速上交到办事处财务人员中，办事处财务人员应该在规定的时间内将款项全数打回母公司账户。为了减少现金传递的麻烦，可以大力推广免费试用的商业银行的pos机，可以绑定私人账户的pos机、手机刷卡器等则要杜绝使用，办事处不得私设账户，每周五之前财务人员必须把所有货款打回母公司，每天下班前高于多少钱（可探讨）必须全数打回母公司。销售人员收到的现金上交财务人员的间隔不能超过两天。第三，可以设置现金回款指标考核办事处人员。第四，严禁将货款用于费用报销、个人借款等事项

首先，针对少报销售额的舞弊行为。没有议价空间的商品几乎是不存在的，所以在可能的情况下，业务往来单据尽可能采用机打，特别是涉及到多联次的单据，机打显得尤为重要。单据应该是企业委托外单位自制的，不能随意购买市场上的通用单据，要派人随时检查销售网点除公司规定的单据外是否还存在其他私自购买使用的单据。任何一次销售过程完成以后，都必须留下客户的联系号码，如果没有留下要给予当事人、主管严厉处罚，客服人员或每月指定人员对客户回访必须有一定次数的价格数量及质量沟通确认事项，给舞弊行为造成心理压力。货款检查的重点是不需要开发票的客户，财务分析同样适用，针对不需要开票的交易行为，如果价格又明显偏低，可以仔细查找是否经常相同的业务人员出现在这样的交易中，并按出现的概率进行排名，连续几个月稳定排在前面的销售人员需要重点关注，如果整体业绩不好的可以直接开除，其他可以采用安装摄像头，调查易等来进行取证。

其次，针对挪用侵占货款的舞弊行为。这类行为销售人员、管理人员、财务人员都有可能发生，除了及时对账保持心理压力外，比较可行的办法就是保持人员之间的制衡，此类行为如果是单独人员的行为，及时对账盘点应很容易被发现，几个人员的联合舞弊就比较难以发现，而且能采用的技术手段非常有限，唯一能做的就是用制度来规范货款在办事处的停留时间，以减少舞弊的客观条件。

办事处报销人员办事处财务人员稽核办事处经理（主管）审核母公司财务（经理）稽核母公司总经理审批。

为应付紧急日常支付事项，可以设置备用金管理制度，在备用金额度内可以在办事处经理单独授权的情况下预先支付，如果后续在母公司核销过程中得不到母公司批准，所有损失由办事处经理承担或可制定所有费用预付款都需要得到母公司审批；对重要的日常性的费用控制可以直接进行额度控制，如可以规定业务招待费每月控制在多少金额；建立预算管理制度。

虚构经济业务事项。报销事项用于个人用途。超标准、超审批权限，用办事处货款或备用金报销取现。

首先，针对虚构经济业务事项，所有费用报销必须凭票报销，现金付讫的要对方开据加盖财务章的收据，非日常性的费用支出需事先母公司报批经核准后才能发生；可以从实际情况出发，对超过一定额度的费用支出必须签订协议。其次，针对重复发生公私较难辨别的费用事项可以进行总额控制。主要针对通讯费、汽油费、业务招待费等。第三，针对第三种舞弊事项，母公司必须建立财务巡查制度或定期审计制度，或针对费用制度执行情况开展专项审计。

第2篇

首先，街道办事处财务管理有非常重要的政治意义，它关乎党群关系，关乎政府形象。街道办事处是本级政府的派出机构，它是基本城市化的行政区划，专门管理街道工作，是当地的经济社会管理机构等，街道办事处下辖若干社区居民委员会或者是行政村，和当地居民关系较为紧密。因此，街道办事处的工作会影响到党和政府的形象，它是居民判断党和政府是否廉政、勤政的重要参照，对街道办事处的工作关注度需要提升到战略高度，特别是街道办事处的财务工作。

其次，街道办事处加强财务管理有利于街道办事处自身的发展。目前，街道办事处的财务管理还有很多问题，在建设和谐社会和小康社会的历史机遇中，街道办事处更是要抓好自身的财务管理工作，将其作为街道办事处规范自身工作的切入点和提升点。这样有利于提升街道办存在的现实意义，使街道办可以做好自身服务角色的转变，提升其服务职能和公共职能，使其得到群众的认可。

再次，街道办事处加强财务管理有非常重要的经济意义。街道办事处是政府的基层组织，它的财务管理能够让政府知晓基层经济发展，知晓基层的经济数据，有利于提升社会资源分配的合理性，为政府的决策提供参考依据。另外，在金融危机影响到财政收支的现状下，在建设节约型、和谐社会的历史号召下，街道办事处的财务管理能够让街道办事处的行为更加科学，提升资金使用效率，节约资金支出等，最终也促进和谐社会的建设。

二、街道办事处财务管理现存的主要问题

第一，财务人员素质不高。一般街道办事处的财务会计人员较少，很多街道办事处难以招聘到合适的财务会计人员，从事财务工作的人员很多是随意搭配的，他们的专业水平较差，不能够按照专业的规范进行会计处理，因此造成账务处理很不标准。另外，街道办事处的财会人员调动较为频繁，财务类岗位也没有办法互相协调和监督，工作的交接较差。

第二，财务基础薄弱。目前，街道办事处的财务管理制度仍然比较落后，没有完善的相关制度设计和执行，这造成了财务管理的无序。很多街道办事处没有相应的预算、决算制度和资金管理制度，这就导致了街道办事处的经费支出、办公开支等没有有效的监控，在资金的使用和管理上也没有计划，审批混乱，资金安全性差，运营效率差。

第三，固定资产管理核算不完善。首先，在核算上由于技术素质不够，很多会计人员并没有分清固定资产和低值易耗品、投资性房地产等项目，造成很多不符合固定资产的项目入账，而有些应入账项目却没有入账。其次，在管理上简单粗放，容易产生账实不符的现象。例如，有些固定资产并没有定期盘点，没有及时对调入、报废的固定资产进行记账；有时候街道办事处无偿使用所属社区购置并入账的办公设备等并没有开具调拨单等。

第四，财务核算不真实。很多街道办事处按照其内设部门分别设账，向财政部门提供也不是合并报表，而是行政经费账的报表，这就会导致报表难以全面反映街道办的总体财务，影响了政府部门分配社会资源，也不利于廉政建设。街道办容易出现财务核算不实，决算不准的现象，如街道办将收取的道路改造配合劳务费计入暂存款科目，就导致收支不准确等现象。

第五，重大事项履行不规范。首先，很多街道办在工程管理上不严格，如有些街道办在办公楼装修中并未将该工程单独核算，完工也没有编制竣工财务决算表等，这就缺乏对工程质量、竣工及结算的管理。其次，有些街道办事处的大额支出没有相应的合同，有时有些街道办在做宣传、广告等支出并没有和设计公司及其他供货单位签订合同，结算也没有签字验收等；另外，有些街道办事处并没有通过政府采购系统进行采购，而是自行购买一些设备。

三、街道办事处现存财务问题的主要原因

第一，街道办事处定位不明确、职权不匹配。在我国目前“两级政府，三级管理”的体制下，街道办事处作为同级政府的派出机构，除了有大量的行政管理事务外，还有事业、经济、城管等职能，职能迅速膨胀，大量的行政、执法、街道经济发展等任务压力导致街道办的工作重心容易发生偏离，经济职能压力大，容易导致政企不分，这就会让街道办难以集中精力搞好自身的财务工作。

第二，领导不重视，法制意识不强。街道办领导对财务管理的重视程度不足，很多领导并没有理解到财务管理的重要性，仅仅将财务管理的规范性认定为财务人员不贪污、数据准确即可。为了各种目的街道办领导也会大力进行投资等，财经纪律性不足，在财经法律意识的认识上较为薄弱。而有些街道办的领导在接待费等的开支也没有限制，对公款的使用没有严格按照国家的规定，甚至用公款搞个人娱乐，本位主义思想严重，没有处理好国家、集体和个人的利益关系，权力滥用现象严重。

第三，财务管理体制并不健全。目前很多当地政府仍然没有对街道办进行有效的管理，很多市区级政府并没有对街道办、乡镇等进行有效系统的财务监督，没有设立专职的.机构，也没有配置专职的人员进行该项工作，主要还是靠财政部门的会计科人员兼任，这就容易导致当地政府无法直接了解到街道办的财务水平和资产分布情况，也没有正确地将这些单位的财务预算纳入正常统一的预算内，街道办财务人员碰上相应的问题也难以向上级专业人员进行咨询等，容易出现问题，无法及时准确地传递单位的经济信息等。

四、街道办事处提升财务管理水平的措施

（一）进一步规范街道办事处职能，集中精力做好社区服务和公共服务

街道办事处的职能过于膨胀导致其精力分散，无法做好本职工作。政府要规范街道办事处的职能，转变自身的职能，作为基层政府组织的街道办事处，它需要剥离职能中的“非政府”因素，将其职能范围收缩至社区管理和公共服务上，将原本属于社会和市场的职能交由市场和社会来承担，以利于其他组织作用的发挥，并充分发挥企业、市场对街道经济的带动效应。这样街道办事处才能够有精力和时间集中于提升自身社区和公共服务职能，这才能逐步提升其财务管理水平。

这种职能的收缩可以参考上海市的社区建设改革方案，它的方案主要是对社区职能的重新划分。对于综合协调管理的职能要区分工作内容，只有对社区街道内的社会性、公益性、群众性工作内容才是以街道办事处负责牵头进行；对于监督专业管理的职能，如公安、工商、税务等，由专业部门承担，街道办事处则只是起到监督、督促和配合的作用；对于组织公共服务职能的改革，街道办事处也只是承担和当地群众关系密切的服务事项；对社区自治指导工作，街道办事处主要是指导、帮助、服务当地社区内的自治组织和自治制度的建立等。这样的改革能够为街道办事处的职能进行剥离，利于街道办事处自身职能的体现。

（二）领导重视，加强领导干部的任期经济责任审计，完善财务管理和监督制度

当地政府要高度重视街道办事处的工作，将其财务管理、街务公开作为和谐社会建设的一项大事情抓好抓牢，将该工作纳入街道办事处人员考核和责任管理的重要内容，并将其纳入街道办事处领导的年终政绩考核内容。审计部门也要加强对街道办事处领导干部的任期经济责任审计，并抓紧这项工作，可以进行任期事中的审计，加强对这些领导干部的经济监督和审计。

同时，当地市区政府还需要建立专职的部门，配置专职的人员加强对街道办和乡镇政府等的财务管理进行监督和管理，及时对街道办事处等宣传最新的财经法规和政策，并提供相应的咨询和辅导等，市区政府也要通过各种形式的宣传教育加强对街道办事处财务管理人员的培训等服务。街道办事处需要定期向是区政府提供月度、季度、年度的报表，由区政府进行审核以查错防弊，并发现其主要的问题予以有针对性地教育和提升。

（三）建立财务核算中心，完善人员配置，加强内部控制制度和程序

街道办事处要建立财务核算中心，以集中反映街道办和其所属部门的财务收支，全面、及时、准确地反映整个街道办的财务状况，可以在街道办及其所属部门内成为财务核算中心，并配备相应的专业人员，将所属单位的资金和财务活动纳入街道办的财务中心管理，进行统一的资金核算和会计核算。对人员的招聘要加强对人员专业素质的考核和评估，进行公开的招聘，在招聘中对人员的专业素质进行门槛限制，减少关系户的影响；在招聘后要加强岗前培训，实行持证上岗等制度，加强对财会人员的动态考核和提升，通过形式多样的考核和培训等加强财务人员的自我提升和相互提升。